To Do リストって使ってますか？

To Doリストって、使ってますか？　私は医師になった時にPalmを使い始めて以来デジタルガジェット大好き人間でしたが、To Do管理に関しては駄目でした。しかし、これはデジタルディバイスが駄目と言うわけではなく、その運用において問題があったとここ数年で気付きました。今回は、To Doリストについて書いてみます。

To Doリストの例

1.    Aさんのこれまでの治療について調べる

2.    △△を地方会で発表する

3.    喘息教室について調べる

4.    ○○について論文を書く

内容を具体的に書く

まず1.について、これは良い様に見えますが、もう少し内容を細かく書くと更に良いです。他院の内容を調べるのであれば、「××医院へ電話して」と付け加えておくと良いでしょう。タスクを素早く実行できるように内容をより具体的に記載するべきなのです。

2.について。これも例えば患者IDを記入しておくと、電カルでは検索しやすくなりますよね。

3.についても同じく、喘息教室の何について調べるのかより明確にした方が良いでしょう。しかし、このタスクは曖昧な感じがします。

内容を細かく分ける

2.について。この項目には複数のステップが必要になります。参考文献を探す、画像をファイル化する、スライドを作成するとなるでしょうし、スライド作成はさらに細かいタスクに分けた方が良いかもしれません。

プロジェクトとタスク

もう少し大きなレベルになりますが、このTo Doリストの中にはいろいろなものがごちゃ混ぜになっています。大きなレベルのものもあれば、より細かい些細なものまで一つのリストに入ってしまっていることで、リストが見にくくなってしまいます。プロジェクトという概念で、幾つかのタスクをまとめる、あるいは一つのリスト項目をプロジェクトとして、内容をさらに細かく幾つかのタスクに分解して独立させた方が良いこともあります。

タスクの付属情報

3.について。このタスクが曖昧に感じると書きました。これはこのタスクが何につながっていくのか、何のためにやるのか、どうなったらタスクは完了するのか、そういった情報が無いからです。学会などで発表するのか、自分で興味を持っただけなのか、この先に別のプロジェクトとしてつながっていくのか、一緒に記入しておくと良いことがあります。場所情報が重要なこともありますので、リストを作るときに場所情報を記入することも良い方法です。病棟でしかできないこと、外来でしかできないことがありますよね。

気の重い項目は

4.について。これは項目内容が大きすぎるのが問題です。論文を書く作業は、いろいろな作業の集合なので、○○についての参考文献を探すとか、Abstractを書くとか幾つかのより細かいリストに分解する必要があります。こういうおおざっぱなリスト項目は、そのまま完了されないまま長期間残っていき、リストが機能しなくなる原因の一つです。できるだけやる気を起こすような項目へ分解していきましょう。

To Doリストについて私が特に変わった使い方をしているわけではありません。これらのことは仕事効率化として、いろいろなサイトに書かれています。また、タスク管理は人それぞれですので、自分に合ったものを構築していくと良いでしょう。